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Les assemblées générales de l'association
Page actualisée en septembre
2010
Au sommaire de cette page :
- 1. L'assemblée générale ordinaire
: une obligation ?
- 2. Les questions auxquels les statuts doivent répondre
- 3. L'assemblée générale extraordinaire
- 4. Pour terminer sur le thème de l'assemblée
générale
1. L'assemblée générale
ordinaire : Une obligation ?
1.1 Dans une association de la loi 1901
La seule mention de l'assemblée générale
dans la loi du 1er juillet 1901 se trouve à l'article
9 à propos de la dissolution de l'association : " En
cas de dissolution… les biens de l'association seront dévolus…
à défaut de disposition statutaire, suivant les règles
déterminées en assemblée générale.
"
La loi du 1er juillet 1901 n'impose donc
pas la tenue d'une assemblée générale ordinaire
Dans une réponse qui lui était posée,
un ministre a écrit : " La loi du 1er juillet 1901, relative
au contrat d'association, a instauré un régime de liberté
d'association que le Conseil constitutionnel a, dans sa décision
du 16 juillet 1971, rangé " au nombre des principes fondamentaux
reconnus par les lois de la République ". Ce texte législatif
ne
contient aucune disposition portant sur les clauses du contrat de droit
civil conclu entre les adhérents que sont les statuts
des associations. La rédaction de ceux-ci est donc parfaitement
libre et laissée à l'entière appréciation
des fondateurs. La loi de 1901 n'impose en particulier aucune modalité
d'administration courante de l'association s'agissant de l'existence
d'une assemblée générale […]
Les obligations de mise en place d'une assemblée
générale […] existe […] pour certaines catégories
d'associations parmi lesquelles, en particulier, celles qui sont reconnues
d'utilité publique, agréées par divers ministères
ou affiliées à des fédérations sportives
[…]
Compte tenu de l'existence de ces diverses dispositions
spécifiques au secteur associatif, il ne paraît pas opportun
au Gouvernement, qui entend être le gardien vigilant du principe
de la liberté associative, de modifier la loi de 1901 pour instaurer
(…) une forme supplémentaire de contrôle sur les modes
d'organisation des associations déclarées. "
En résumé :
La loi du 1er juillet 1901 n'oblige pas l'ensemble
des associations à un fonctionnement démocratique. Toutefois,
on ne voit pas comment une association pourrait fonctionner longtemps
si ses membres ne pouvaient pas modifier les statuts pour s'adapter
aux nouvelles circonstances, si ses dirigeants ne rendaient jamais compte
de leur gestion et s'ils n'étaient jamais renouvelés.
Ce sont les statuts qui fixent les " règles
du jeu ". Ainsi, bon nombre de questions relatives à l'assemblée
générale trouvent leurs réponses, non dans des
dispositions législatives ou réglementaires, mais dans
les statuts de l'association.
Cependant…
En cas de rémunération d'un ou plusieurs
dirigeants, l'association risque la fiscalisation (c'est-à-dire
l'assujettissement aux impôts commerciaux) si ses statuts ne prévoient
pas l'élection régulière et périodique de
ses dirigeants, le contrôle effectif de sa gestion par ses membres
et la transparence financière. (Article 6-III de la loi de finances
pour 2002)
1.2 Dans une association cultuelle de la loi 1905
L'article 19 de la loi du 9 décembre 1905 concernant
la séparation des Eglises et de l'Etat impose aux associations
culturelles l'obligation de prévoir
dans leurs statuts l'existence d'une assemblée
générale chargée en particulier de contrôler
et d'approuver la gestion financière et l'administration des
biens de l'association par les administrateurs.
2. Les questions auxquels les statuts
doivent répondre
L'assemblée générale est-elle composée de
tous les membres ?
Le principe est que l'assemblée réunit
tous les membres y compris ceux des établissements.
Faute de dispositions statutaires, tous les membres
doivent être convoqués et ont voix délibérative.
Certaines catégories de membres peuvent être
statutairement exclus de l'assemblée générale ou
n'avoir qu'une voix consultative (et non délibérative)
tels que les salariés, les amis ou sympathisants de l'association
etc.
Les assemblées générales ne sont
pas publiques et le bureau peut refuser la présence de personnes
non prévues par les statuts.
Remarque :
Les associations cultuelles convoquent généralement tous
leurs membres aux assemblées générales.
Qui convoque l'assemblée générale ?
L'initiative de la convocation est attribuée
:
- soit à une personne (Président ou Secrétaire
par exemple),
- soit à un organe (Conseil d'administration ou bureau par exemple).
Dans le silence des statuts, ces mêmes personnes
ou organes sont chargés de convoquer l'assemblée.
Cette convocation est une décision d'ordre juridique
distincte des formalités matérielles nécessaires
à son exécution. Ainsi, le président ou le conseil
peut demander au secrétaire ou un salarié l'exécution
matérielle de cette convocation.
Remarques
En cas de carence des dirigeants, il peut être prévu qu'une
fraction des membres puisse convoquer l'assemblée générale.
Dans le cas où la possibilité d'une convocation par une
fraction des membres n'était pas prévue dans les statuts,
et en cas de carence des personnes ou organes qui ont statutairement
le pouvoir matériel de convoquer l'assemblée générale,
les membres doivent avoir recours au juge (en principe lors d'une instance
en référé devant le tribunal de grande instance)
qui ordonnera la réunion d'une assemblée ou procèdera
à la désignation d'un administrateur provisoire chargée
de réunir cette assemblée et de veiller à la régularité
de sa tenue.
Qui détermine l'ordre du jour, la date, l'heure et le lieu de la
réunion de l'assemblée générale ?
En principe, l'ordre du jour est fixé par le
Conseil d'administration et/ou le président. Toutefois, même
si un président a le pouvoir matériel de convoquer la
réunion, l'ordre du jour, en cas de convocation à l'initiative
d'une fraction des membres, doit nécessairement être
celui présenté par les requérants de la réunion
et non celui du président.
L'ordre du jour doit être précis car :
• L'assemblée générale ne
pourra valablement délibérer que sur les seuls points
mis à l'ordre du jour.
• Toutefois, l'assemblée étant souveraine,
elle pourra révoquer un administrateur ou un organe si une faute
grave était révélé au cours des débats
; elle pourra également amender un projet de résolution
inscrit à l'ordre du jour, à la condition que cet amendement
reste mineur et qu'il ne s'apparente pas à une résolution
nouvelle par son importance.
• Il ne pourra être mis fin à l'assemblée
générale qu'après épuisement des points
à l'ordre du jour. Ce dernier a un caractère impératif
et le président de séance ne peut pas décider seul,
de ne pas soumettre au vote une question inscrite régulièrement
à l'ordre du jour.
Remarques :
• Dans les " questions diverses ", il
ne pourra être débattu que de sujets mineurs n'ayant aucune
incidence réelle sur l'activité à venir de l'association.
• Toute décision prise sur une question
ne figurant pas dans l'ordre du jour pourra être annulée
devant les tribunaux.
• La date de l'assemblée annuelle est librement
décidée par les personnes ou organes chargés de
la convocation, sauf si les statuts ont prévus explicitement
un délai.
L'article 44 du
décret du 16 mars 1906 prévoit que les comptes financiers
des associations cultuelles sont dressés au plus tard avant l'expiration
du premier semestre de l'année qui suivra celle à laquelle
ils s'appliquent. Nous déduisons que l'assemblée générale
obligatoire prévue à l'article
19 de la loi de 1905 doit se tenir au plus tard le 30 juin de chaque
année.
Cet impératif existe également en cas
de désignation obligatoire ou volontaire d'un commissaire aux
comptes. Dans ce dernier cas, si ce délai ne peut être
respecté, l'association doit demander la fixation d'un nouveau
délai au Président du tribunal de grande instance, selon
la procédure applicable aux sociétés.
• La convocation doit indiquer l'organe qui en
a pris l'initiative, la date, l'heure, le lieu de la réunion
et bien entendu, l'ordre du jour.
Quel est le mode de convocation ? Est-il imposé l'envoi de certains
documents avec la convocation ?
Les convocations peuvent être individuelles (lettre
simple ou recommandée) ou collectives (affichage, annonce dans
le bulletin édité par l'association…).
En tout état de cause, nous recommandons un
mode de convocation adéquat et permettant de prouver que
tous les membres ont bien été convoqués. Selon
la jurisprudence , l'emploi d'un procédé de convocation
inadapté peut entraîner l'annulation de l'assemblée,
même s'il a été prévu par les statuts.
Il n'existe aucune disposition légale imposant
aux dirigeants de l'association, l'obligation de joindre à la
convocation des informations ou des documents.
Néanmoins, selon la jurisprudence, une modification
statutaire doit nécessairement être inscrit à l'ordre
du jour pour pouvoir être discutée et adoptée et
les membres doivent être préalablement informés
des modifications envisagées.
De même, en cas de demande d'un membre de documents
comptables ou autres, un refus des dirigeants jugé abusif pourrait
justifier l'annulation de l'assemblée. Pour les juges, l'absence
d'information peut constituer une entrave aux droits des membres. L'annulation
dans ce cas serait fondée sur un vice de consentement.
En cas de demande de documents, il n'est pas interdit
de demander aux membres de rembourser les frais engagés à
cet effet.
Quel est le délai à respecter entre l'envoi de la convocation
et l'assemblée générale ?
Faute de dispositions statutaires, le délai de
convocation doit permettre aux membres :
• de prendre leur disposition pour assister à
l'assemblée générale ;
• d'étudier les points mis à l'ordre
du jour.
Quinze jours nous semble être un délai
raisonnable (sauf s'il s'avérait qu'un délai plus important
soit nécessaire pour étudier un des points de l'ordre
du jour).
La convocation pourra (et parfois devra) être
accompagnée de certains documents (comptables par exemple) si
ces derniers sont nécessaires à une réflexion préalable.
Y a-t-il un quorum ? Si oui, que se passe-t-il si le quorum n'est pas
atteint ?
Cliquez
ici 
Afin de prouver que le quorum était atteint lors
des délibérations, nous recommandons qu'une feuille de
présence soit émargée par chaque participant et
qu'elle soit certifiée par le bureau ou le Secrétaire
(par exemple). La feuille de présence indique, le cas échéant,
le nombre de voix dont dispose le signataire, en son nom personnel et
en tant que représentant d'un membre absent. Les procurations
seront annexées à la feuille de présence mentionnant
les absents.
Quelles sont les compétences de l'assemblée générale
?
L'assemblée générale
est l'organe souverain de l'association. En principe, ses
attributions sont déterminées par les statuts.
D'une façon générale, sa compétence
s'étend sur toutes les questions qui n'ont pas été
attribuées par les statuts au Conseil d'Administration.
Ainsi, généralement, l'assemblée
générale annuelle (ordinaire) est traditionnellement
compétente pour :
• approuver la situation morale de
l'association exposée par le Président et
le rapport financier présenté par le Trésorier
sur les comptes de l'exercice clos. Le cas échéant
les instances de contrôle et le commissaire aux comptes
présentent également leurs rapports. La présentation
de ces rapports est en principe suivie de débats.
Le président doit laisser s'exprimer toutes les opinions.
Il peut limiter la durée des interventions pour éviter
tout abus ou excès ;
• donner quitus aux administrateurs,
c’est-à-dire qu’elle reconnaît qu’ils
se sont acquittés de leurs tâches de manière
à être déchargés de toute responsabilité
vis-à-vis des membres adhérents ;
(Remarque : Le quitus de l’assemblée générale
n’exonère pas les administrateurs de leur
responsabilité pénale et n’a pas de
valeur face à l’action publique. Il ne peut
effacer le caractère délictueux des fautes
commises.)
• voter le budget de l'exercice suivant
;
• élire et procéder,
éventuellement, au renouvellement des membres du
Conseil d'Administration ;
• décider des actes touchant
au patrimoine de l'association.
Elle est seule habilité à prendre des "
actes de dispositions " tels que l'achat ou la vente
d'un immeuble.
et, faute de précisions légales
ou de dispositions statutaires, elle est compétente
pour :
• décider d'engager une action
en justice ;
• nommer et révoquer des dirigeants
;
• exclure un membre ;
• modifier les statuts.
Rappel
Nonobstant toute clause contraire des statuts,
les actes de gestion financière et l'administration
légale des biens accomplis par les directeurs ou
administrateurs des associations cultuelles doivent
être, chaque année au moins, présentés
au contrôle de l'assemblée générale
des membres de l'association et soumis à son approbation.
(Article 19 de la loi
du 9 décembre 1905 )
Un membre peut-il se faire représenter ? Si oui, par qui ? Le nombre
de mandats de représentation est-il limité ?
Les statuts doivent décider si les votes sont
personnels, s'il existe des procurations, si le vote par correspondance
est autorisé etc. Selon la théorie générale
des mandats, à défaut de précisions statutaires,
le vote par procuration est de droit.
En principe, chaque membre dispose d'une voix. Dans
le silence des statuts, le nombre de mandats pouvant être détenu
par une personne est illimité. Si les statuts prévoient
qu'un membre peut se faire représenter par un autre membre, le
nombre de mandats de représentation que peut détenir une
même personne pourra être limité afin d'éviter
qu'une seule personne ne dispose d'un trop grand pouvoir. Le mandataire
doit être membre de l'association, sauf stipulations contraires
des statuts.
Comme toute irrégularité, l'utilisation
par un membre d'un nombre de mandats supérieur à la
limite autorisée par les statuts peut entraîner (dans
un délai de 5 ans) l'annulation des décisions prises.
Cependant, les magistrats refusent généralement d'annuler
une réunion si l'irrégularité est sans incidence
sur les décisions intervenues et n'a pu altérer la sincérité
du vote.
Pour être pratique…
Si les membres peuvent se faire représenter,
nous conseillons de joindre à la convocation, un formulaire de
pouvoir dont voici un modèle :
Je soussigné M … demeurant … membre
de l'association … donne pouvoir à M … demeurant …
aux fins de me représenter à l'assemblée générale
du …/…/… à … h, de prendre en mon nom toutes
décisions et de participer à tous les votes prévus
à l'ordre du jour.
Fait à … le …
Signature précédée de la mention manuscrite "
Bon pour pouvoir ".
En cas de procuration en blanc, adressée au siège
social, le président a le droit de les attribuer aux personnes
de son choix. Ces derniers doivent les accepter.
Les statuts fixent librement le mode de scrutin : à
main levée ou à bulletin secret. La majorité est
elle aussi fixée par les statuts. Dans le silence des statuts,
la majorité simple s'applique. Cliquez
ici
Le vote par correspondance
Le vote par correspondance n'est possible que lorsque
les statuts le prévoient expressément.
Il faut savoir que ce type de vote impose des contraintes
et nécessite la mise en place de mesures de contrôle afin
de garantir la régularité du scrutin.
En pratique :
1. Chaque membre de l'association désirant voter
par correspondance doit insérer son bulletin dans une enveloppe
cachetée ne comportant aucun signe distinctif ;
2. Cette enveloppe est elle-même introduite dans
une autre enveloppe sur lequel est inscrit le nom du votant afin de
permettre l'émargement des listes électorales ;
3. Le dépouillement doit avoir lieu devant deux
scrutateurs au moins ou de préférence devant huissier.
Ce procédé implique entre autre l'envoi
suffisamment à l'avance du matériel de vote (enveloppes,
bulletins etc.).
Nous déconseillons
ce mode de vote très difficile à gérer et source
de nombreuses difficultés.
Quel type de majorité pour l'adoption des décisions ?
Cliquez
ici
Supposons qu'une association soit composée de
100 membres. 80 d'entre eux sont présents lors de l'assemblée
générale et 10 sont représentés. Lors du
vote, 60 personnes se sont exprimées (les autres se sont abstenus
ou ont voté blanc).
- La décision sera adoptée à la majorité
des membres si elle remporte (100 : 2) + 1 = 51 voix ;
- Elle sera adoptée à la majorité des membres
présents si elle remporte (80 : 2) + 1 = 41 voix ;
- Elle sera adoptée à la majorité des membres
présents ou représentés si elle remporte (90
: 2) + 1 = 46 voix ;
- Elle sera adoptée à la majorité des suffrages
exprimés si elle remporte (60 : 2) + 1 = 31 voix.
Est-il dressé procès-verbal des assemblées générales
? Si oui, qui les rédige ? Qui les signe ? Y a-t-il des conditions
de forme ?
Rédiger un procès verbal
Cliquez ici
3. L'assemblée générale
extraordinaire
L'assemblée générale extraordinaire,
est appelée en principe à se prononcer, uniquement sur les
décisions les plus importantes et les plus graves concernant la
vie de l'association : modification des statuts, dissolution de l'association,
dévolution des biens, sa fusion ou sa transformation. C'est
pourquoi, les règles de délais, quorum et de majorité
sont souvent plus strictes que lorsqu'il s'agit d'une assemblée
générale ordinaire.
A ne pas confondre…
Une assemblée générale ordinaire
peut se réunir de manière exceptionnelle, c'est à
dire en dehors de l'assemblée générale annuelle.
C'est le cas chaque fois qu'il est nécessaire
de résoudre des problèmes importants et urgents pour lesquels
il est impossible d'attendre l'assemblée générale
annuelle.
Par une maladresse de rédaction, l'assemblée
générale extraordinaire se confond souvent avec l'assemblée
générale ordinaire convoquée exceptionnellement.
4. Pour terminer sur le thème de
l'assemblée générale
Le présent développement n'est pas exhaustif.
Il n'aborde pas les aspects moraux et spirituels de l'assemblée
générale.
Nous souhaitons qu'il vous permette de faire le point
sur le sujet et, peut-être, de modifier vos statuts afin de les
affiner.
Enfin, nous rappelons que les conditions imposées
par les statuts pour tous les points abordés ci-dessus doivent
être respectées sous peine d'annulation des décisions
prises.
- La demande d'annulation peut être déposée par un
membre auprès du tribunal pendant un délai de cinq ans (article
1304 du Code Civil).
Les assemblées générales
constituent pour les partenaires de l'association, notamment les Collectivités
territoriales, les Banques et les Administrations l'une des principales
références pour apprécier la crédibilité
d'une association.
© 1995 - 2003 Alain LEDAIN
Cette page est tirée de la revue Entr'actes.
Elle a été reprise dans le livre "Le
culte et la législation"
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