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Les remboursements de frais

(Les Allocations pour frais d'emploi)
(Entre autre source : Documentation administrative 5 F 1151)

Page actualisée en septembre 2007

Au sommaire de cette page :
- 1. Définition
- 2. Impositon
- 3. Remboursements de frais et cotisations sociales
- 4.Collaborateur utilisant son véhicule personnel
- 5. Déplacements avec un conjoint
- 6. Frais occasionnés par l'usage d'outils NTIC personnels
- 7. Frais engagés en situation de télétravail

1. Définition

Les remboursements de frais sont des sommes versées à un salarié ou à un bénévole afin de le dédommager des dépenses inhérentes à sa fonction (véritables frais professionnels) et qu'il a du engager pour l'accomplir.

Les remboursements de frais peuvent prendre la forme :
- de remboursements de frais réels ;
- d'indemnités ou de remboursements forfaitaires (nous déconseillons !) ;
- d'allocations en nature, telles que la mise à la disposition du salarié ou du bénévole, pour ses déplacements " professionnels ", d'un véhicule appartenant à l'association.

2. Imposition

Principe

Les allocations destinées à couvrir les frais inhérents à la fonction ou à l'emploi dans l'association et effectivement utilisées conformément à leur objet sont exonérées.

Toutefois les allocations pour frais versées aux salariés ne sont exonérées d'impôt que si elles correspondent à des dépenses autres que celle déjà couvertes par la déduction forfaitaire normale de 10%.

Les dépenses couvertes par la déduction forfaitaire normale de 10%

Il s'agit des dépenses professionnelles courantes auxquelles la plupart des salariés doivent faire face pour être en mesure d'occuper leur emploi ou d'exercer leurs fonctions.
Entrent notamment dans cette catégorie :
- les frais de déplacement du domicile au lieu de travail ;
- les frais de restauration sur le lieu de travail ;
- les frais de documentation personnelle et de mise à jour des connaissances nécessités par l'activité professionnelle.

Les remboursements éventuels dont ces frais font l'objet de la part de l'association doivent être ajoutés à la rémunération imposable (sauf exceptions expressément prévues -par exemple, remboursement de la carte orange en région parisienne, titres-restaurant) puisque les dépenses considérées sont ensuite déduites :
- soit dans le cadre de la déduction forfaitaire de 10 % ;
- soit pour leur valeur réelle lorsque le salarié renonce à la déduction forfaitaire.

Frais susceptibles de donner lieu à des allocations ou à des remboursements exonérés d'impôt.

Certains frais spéciaux peuvent faire l'objet de remboursements de la part de l'association ou donner lieu au versement d'indemnités ou d'allocations exonérées d'impôt.

Les frais dont il s'agit sont ceux occasionnés par l'exercice même de la fonction au sein de l'association et qui, spécifiques à cette activité, sont exposés par le collaborateur directement dans l'intérêt de l'association.

Ce sont, par exemple :
- les frais liés aux déplacements nécessités par l'emploi occupé ou les fonctions exercées, qu'il s'agisse :

. de frais de restauration,
. de frais d'hébergement,
. de frais de transport, quels que soient le mode de transport utilisé et les distances parcourues

- les dépenses entraînées par des invitations résultant d'obligations professionnelles.

Conditions générales d'exonération des remboursements de frais

Les allocations doivent correspondre à des dépenses réelles

Les remboursements de frais doivent correspondre aux dépenses réelles. Leur montant peut être variable suivant la nature ou l'objet des associations qui les versent et les conditions dans lesquelles les bénéficiaires exercent leur activité. La fixation de ces allocations ou indemnités doit donc être effectuée en fonction des charges réellement supportées par les intéressés dans l'exercice de leurs fonctions au service de l'association.

Les remboursements ou allocations ne sont, en outre, susceptibles d'être exonérés que si les frais auxquels ils sont destinés à faire face sont appuyés de justifications suffisamment précises pour en établir la réalité et le montant et s'il est clairement démontré que les frais en cause ont été exposés dans l'intérêt de l'association et ne sont pas d'un niveau exagéré.

Toutefois, l'exonération n'est pas rejetée systématiquement, pour le seul motif que leur emploi ne ferait pas l'objet de justifications précises. Les allocations pour frais au sujet desquelles le titulaire apporte toutes indications utiles quant à leur raison d'être et quant à leur utilisation, permettent à l'Administration d'en apprécier le bien-fondé.

Toutefois, les éléments de preuve doivent être d'autant plus précis que le montant des allocations paraît élevé en valeur absolue ou par rapport au montant global de la rémunération principale et aux conditions dans lesquelles l'activité est exercée.

Remarque :

Si l'évaluation des allocations ou indemnités peut comporter un certain degré d'approximation, elle ne doit, en aucun cas, être obtenue par l'application d'un pourcentage, fixe ou variable, aux rémunérations reçus.

Les allocations forfaitaires

Condition générale d'exonération

Les allocations forfaitaires ou en nature pour frais doivent être utilisées conformément à leur objet et répondre aux conditions générales définies ci-dessus pour être affranchies de l'impôt. Lorsque la réalité du versement des allocations est établie, le bénéficiaire doit cependant être en mesure de justifier de leur utilisation.

Salariés ou bénévoles et allocations forfaitaires

Lorsqu'elles répondent aux conditions générales, les allocations forfaitaires perçues par des salariés ou bénévoles autres que les dirigeants et qui ne pratiquent que la déduction forfaitaire de 10% sont exonérées de l'impôt sur le revenu.

Allocations forfaitaires pour frais perçues par les dirigeants d'organismes réputés sans but lucratif

Les indemnités, remboursements et allocations forfaitaires pour frais versés aux dirigeants d'organismes réputés sans but lucratif sont, quel que soit leur objet, soumis à l'impôt sur le revenu .

Les " organismes réputés sans but lucratif " sont ceux dont la gestion est désintéressée au sens de l'article 261-7-d du Code Général des Impôts.

Allocations forfaitaires et dirigeants bénévoles

L'imposition des allocations forfaitaires ne s'applique pas aux dirigeants des associations sans but lucratif qui exercent leur activité à titre bénévole. Mais il va sans dire que, si les allocations forfaitaires versées aux intéressés apparaissaient excessives, compte tenu de la nature et de l'importance des frais qu'elles sont destinées à couvrir ou des remboursements de frais réels alloués par ailleurs, la partie de ces allocations qui présente le caractère d'une véritable rémunération doit être imposée au nom des bénéficiaires au titre des revenus non commerciaux et assimilés visés à l'article 92 du CGI.

Allocations forfaitaires pour frais perçues par les dirigeants d'associations assujetties à l'impôt sur les sociétés (Cas très rare parmi les associations cultuelles)

Les indemnités, remboursements et allocations forfaitaires pour frais, c'est-à-dire, en pratique, toutes les sommes destinées à couvrir les frais inhérents à la fonction ou à l'emploi dont le montant est calculé forfaitairement, doivent être considérés comme un supplément de rémunération passible de l'impôt lorsqu'ils sont versés à un dirigeant ou assimilé (CGI, art. 80 ter).

Les indemnités, remboursements et allocations pour frais ne peuvent être exonérés d'impôt que si leur montant est fixé à partir du chiffre exact et justifié des dépenses dont ils sont destinés à tenir compte. Des remboursements calculés d'après des indications imprécises ou des pièces comportant un chiffre global doivent être considérés comme des remboursements forfaitaires, à inclure dans la rémunération imposable.

Par ailleurs, toutes autres conditions étant remplies, les sommes versées à titre d'allocations forfaitaires, indemnités et remboursements de frais à des dirigeants de groupements fiscalisés ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu si elles leur sont allouées à raison d'une activité salariée, indépendante de leurs fonctions de dirigeants et donnant lieu à une rémunération distincte (CE, arrêt du 14 décembre 1984, n° 42356).

Limites d'exonération fixées par voie législative

Il est prévu des limites d'exonération fixées par voie législative pour les versements d'allocations forfaitaires correspondant aux catégories de frais professionnels suivants :
- indemnités de repas liés à certaines circonstances, à certaines contraintes ;
- indemnités de grand déplacement.

Dans ces limites, les allocations pour frais sont toujours réputées utilisées conformément à leur objet et ne peuvent donner lieu à aucune vérification de la part de l'administration.

Les limites d'exonération sont reproduites sur la page "Actualité sociale en chiffres".

ACTES 6 déconseille le remboursement de frais sous forme d'allocations forfaitaires.

3. Remboursements de frais et cotisations sociales

3.1 Une première remarque

Pour un ministre du culte du régime " CAVIMAC ", les remboursements de frais n'ont aucune incidence sur le montant des cotisations sociales.

3.2 Principe

Indemnisation sous la forme des dépenses réellement engagées

Les remboursements effectués par l'association au titre des frais professionnels et correspondant aux dépenses réellement engagées par le collaborateur sont exclus de l'assiette des cotisations lorsque l'association apporte la preuve que le collaborateur est contraint d'engager ces frais supplémentaires et produit les justificatifs de ces frais.

Indemnisation sous la forme d'allocations forfaitaires

Dans le cas d'une indemnisation des frais professionnels sous la forme d'allocations forfaitaires, il appartient alors à l'association de justifier le caractère professionnel de ces frais.

Lorsque des montants sont fixés par voie législative, la déduction des allocations est acceptée lorsque les indemnisations sont inférieures ou égales aux montants fixés par l'arrêté, à condition que les circonstances de fait soient établies.

Elles sont alors réputées avoir été utilisées conformément à leur objet, la totalité de l'allocation est exclue de l'assiette des cotisations.

Même lorsque des forfaits sont prévus, l'association peut utiliser le système des remboursements de frais réels.

Attention : Dans certains cas , le remboursement des frais professionnels ne peut s'effectuer que sur la base des dépenses réellement engagées.

4. Collaborateur utilisant son véhicule personnel

Lorsqu'un collaborateur utilise son véhicule personnel, pour le remboursement de ses frais de déplacements, nous recommandons :
1. de noter les déplacements effectués pour l'association (dates, lieux de départ et d'arrivée, distances, MOTIFS),

Exemple de fiche établie par le collaborateur :

Déplacements du mois de mars 2007
Jour
Départ
Arrivée
Distance
Motif
05
Roissy en Brie Noisiel
15 km A/R
Visite pastorale chez M. et Mme DUPOND
10
Roissy en Brie Joinville Le Pont
45 km A/R
Pastorale de la région Est de PARIS
...
... ...
...
...
Distance totale parcourue en mars
215 km
 
Distance totale parcourue depuis le 1er janvier 2007
712 km
 

En cas d'utilisation fréquente du véhicule personnel pour l'association, nous recommandons l'utilisation d'un carnet de bord reprenant les différents éléments du tableau ci-dessus.

2. d'apporter un justificatif relatif à la puissance fiscale du véhicule utilisé (photocopie de la carte grise) ;

3. d'utiliser le barème kilométrique fiscal lorsqu'une voiture particulière a été utilisée.
Un tarif inférieur peut être employé !

ATTENTION :

• Le barème kilométrique ne peut être utilisé que pour les voitures particulières de tourisme, à l'exception des autres véhicules (véhicules utilitaires …) et des motocyclettes pour lesquelles un barème spécifique est prévu.

• Ce barème couvre limitativement les dépenses suivantes : dépréciation du véhicule, équipements et accessoires (sauf radiotéléphones), dépenses courantes de réparation et d'entretien, dépenses de pneumatiques, vignettes, frais de carburant et primes d'assurances.
En cas d'option pour le barème, ces dépenses ne peuvent donc en aucun cas être indemnisés pour leur montant réel.

Par contre, certains frais ne sont pas pris en compte et peuvent, sous réserve des justifications nécessaires, être ajoutés au montant des frais de transport évalués en fonction du barème. Il s'agit notamment :
- des frais de garage, qui sont essentiellement constitués par les frais de stationnement au sens large (parcmètres, parking de plus ou moins longue durée).

En revanche, l'affectation du garage de l'habitation principale du véhicule qui fait l'objet d'une utilisation professionnelle ne justifie à ce titre aucune dépense supplémentaire.

- des frais de péage d'autoroute.

Cliquez ici pour consulter le barème kilométrique fiscal

Recommandation

Pour chaque collaborateur, établissez une fiche de suivi des remboursements des frais de déplacements.

Cette fiche ne se substitue pas à celle établie par le collaborateur.

Sur cette fiche, indiquez le kilométrage parcouru, le taux ou la formule employée et l'indemnité versée. Cette fiche permettra, entre autre, de vérifier le passage éventuel des seuils de 5 000 et 20 000 km.

Remarque

Les indemnités kilométriques calculées sur la base du barème fiscal et versées aux dirigeants et aux personnes assimilées ne constituent pas des allocations forfaitaires dès lors qu'il est dûment justifié du kilométrage parcouru à titre professionnel au moyen du véhicule concerné.

5. Déplacements avec un conjoint

M. X est invité par votre association pour une série de " cours ". Il est accompagné de son épouse et se déplace par le train. Vous ne pourrez rembourser le billet de train de l'épouse que si elle a pris une part active à l'enseignement. De plus, vous devrez garder soigneusement les preuves de son intervention.

6. Frais occasionnés par l'usage d'outils NTIC personnels

Rappel :

Les outils issus des Nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) sont :
- la téléphonie mobile,
- le micro-ordinateur portable ou non,
- les progiciels,
- le modem d'accès à un télécopieur, à l'ordinateur de l'association, à Internet…

Un collaborateur est autorisé à utiliser à des fins professionnelles les outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) qu'il possède et il peut être remboursé par son association des dépenses ainsi engagées à titre de frais professionnels.

Lorsque l'association n'est pas en mesure de justifier précisément de la réalité des dépenses professionnelles, la part des dépenses professionnelles est déterminée sur la base de la déclaration du collaborateur qui évalue l'usage professionnel. Cette part est retenue dans la limite de 50% de l'usage total.

Lorsque les justificatifs produits permettront d'établir de façon certaine le quantum de l'usage professionnel, les frais correspondants seront exclus en totalité de l'assiette des cotisations et cela quel qu'en soit le quantum. Le cas échéant, les frais pourront ainsi excéder 50% de l'usage total.

7. Frais engagés en situation de télétravail

Cliquez ici

© 2003-2007 Alain LEDAIN
Cet article est tiré de la revue Entr'actes (n°29 - Janvier 2003)

 

 

     
 

© ACTES 6

 

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