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L'avantage en nature véhicule

Page revue en septembre 2007

Rappel : L'avantage en nature consiste dans la fourniture ou la mise à disposition d'un bien ou service, permettant au collaborateur de faire l'économie de frais qu'il aurait dû normalement supporter.

Lorsque l'association met à la disposition permanente du collaborateur un véhicule, l'avantage en nature constitué par l'utilisation privée du véhicule est évalué, sur option de l'association :
- sur la base des dépenses réellement engagées ou
- sur la base d'un forfait annuel estimé en pourcentage :
---- du coût d'achat du véhicule ou
---- du coût global annuel comprenant la location, l'entretien et l'assurance du véhicule en location .

Le tableau suivant résume les modalités d'évaluation de l'usage privé d'un véhicule mis à disposition du collaborateur selon l'option retenue par l'association pour l'assiette des cotisations de sécurité sociale.

Modes d'évaluation
Véhicule acheté
Véhicule en location
(le cas échéant avec option d'achat)
Moins de 5 ans
Plus de 5 ans
Selon dépenses réelles
(évaluation annuelle)
Dépenses prises en compte
Amortissement, soit
20 % du coût d'achat TTC du véhicule
+
assurance
+
frais d'entretien
Amortissement, soit
10 % du coût d'achat TTC du véhicule
+
assurance
+
frais d'entretien
Coût de location
+
assurance
+
frais d'entretien
Montant de l'avantage en nature
montant total des dépenses ci-dessus
x
kilométrage à titre privé / kilométrage total du véhicule
+
le cas échéant, frais réels de carburant pris en charge par l'association
Selon forfait annuel
L'association ne paie pas le carburant
9 % du coût d'achat TTC du véhicule
6 % du coût d'achat TTC du véhicule
30 % du coût global annuel
(location, assurance, entretien)
L'association paie le carburant

Idem + frais réels de carburant

ou sur option,

12 % du coût d'achat TTC du véhicule

Idem + frais réels de carburant

ou sur option,

9 % du coût d'achat TTC du véhicule

Idem+ frais réels de carburant

ou sur option,

40 % du coût global annuel (location, assurance, entretien, carburant)

Les avantages " véhicule " consentis aux dirigeants affiliés au régime général de sécurité sociale peuvent être évalués selon le forfait ci-dessus.

Au plan fiscal

Collaborateurs non dirigeants : il est fait application des règles prévues en matière de sécurité sociale.

Dirigeants : l'évaluation des avantages résultant de la mise à disposition d'un véhicule peut s'effectuer forfaitairement.

Précisions

Lorsque le collaborateur rend le véhicule mis à disposition permanente à l'association pendant ses congés payés, comment l'association doit-elle évaluer l'avantage véhicule dans le cadre du forfait ?

Dans le cadre du forfait, lorsque la période de congés payés ne couvre pas un mois complet, c'est le mois intégral qui est pris en compte pour l'évaluation de l'avantage en nature.
Cependant il est admis que l'avantage véhicule annuel peut être proratisé pour tenir compte du nombre de semaines durant lesquelles le collaborateur ne dispose pas du véhicule.

Lorsque le collaborateur est tenu de restituer à l'association le véhicule lors de chaque repos hebdomadaire et durant les périodes de congés, l'association doit-elle considérer qu'il y a avantage en nature ?

Le collaborateur ne dispose pas en permanence du véhicule lorsqu'il restitue celui-ci en dehors des périodes de travail (repos hebdomadaire et période de congés). Dans cette hypothèse, l'avantage en nature peut être négligé lorsque l'utilisation du véhicule pendant la semaine (trajet domicile-lieu de travail) constitue le prolongement des déplacements professionnels effectués à l'aide du véhicule dans le cadre de l'activité professionnelle. Il en est de même pour la carte à essence appartenant à l'association. La restitution du véhicule lors de chaque repos hebdomadaire doit être mentionnée dans un document écrit.

Lorsque le véhicule est mis à disposition par l'association auprès de plusieurs collaborateurs, l'association doit-elle décompter un avantage en nature ?

Non, dès lors que l'association indique sur un document que ce véhicule est utilisé pour un usage uniquement professionnel. Il en est de même pour la carte à de carburant appartenant à l'association.

Lorsque le véhicule est prêté successivement à différents collaborateurs durant les périodes de congés, un avantage en nature doit être évalué en raison de l'utilisation privée. Il en est de même pour la carte de carburant appartenant à l'association.

Lorsque le collaborateur dispose en permanence d'un véhicule avec interdiction d'utiliser le véhicule pendant le repos hebdomadaire et durant les périodes de congés payés, l'association doit-elle évaluer un avantage véhicule ?

Non, on peut considérer que le collaborateur utilise ce véhicule que pour des raisons professionnelles. Cette interdiction doit être notifiée par écrit - règlement intérieur, circulaire professionnelle, courrier papier ou électronique de la direction…

Lorsque le collaborateur dispose en permanence d'un véhicule avec interdiction d'utiliser le véhicule pendant le repos hebdomadaire, l'association doit-elle évaluer un avantage pour le carburant du véhicule ?

Non.
Lorsque l'interdiction d'utiliser le véhicule pendant le repos hebdomadaire est notifiée par écrit, l'association n'a pas à comptabiliser d'avantage en nature au regard de la carte de carburant de l'association.

Quelle valeur doit prendre l'association lorsqu'il évalue l'avantage véhicule à l'achat, neuf ou d'occasion ?

Lorsque l'avantage véhicule est évalué d'après le coût d'achat du véhicule prix TTC, l'association doit utiliser le prix TTC réglé par l'association.

Lorsque l'évaluation de l'avantage véhicule prend en compte un véhicule d'occasion, quel est l'âge du véhicule que l'association doit retenir ? S'agit-il de la date de la première mise en circulation ou de la date d'acquisition du véhicule ?

Il s'agit de la date de première mise en circulation qui tient compte de l'usure du véhicule, telle qu'elle figure sur la carte grise. Ce critère est retenu par les compagnies d'assurance.

Lorsque l'association opte pour les dépenses réellement engagées et qu'il ne peut apporter la preuve du kilométrage parcouru à titre privé, l'URSSAF peut-elle régulariser la situation en prenant les forfaits ?

Oui, elle doit prendre les forfaits prévus par l'arrêté.

Lorsque le collaborateur verse une redevance, comment l'association doit-elle calculer l'avantage véhicule ?

Lorsque l'association opte pour le forfait et que la redevance est inférieure à cette valeur, l'avantage est évalué par différence entre ces deux montants.
Lorsque la redevance est égale ou supérieure au forfait, il n'y a pas d'avantage en nature.

Lorsque l'association opte pour la valeur réelle et que la redevance est inférieure à la valeur réelle, l'avantage est évalué par différence entre ces deux valeurs.
Lorsque la redevance est égale ou supérieure à la valeur réelle, il n'y a pas d'avantage en nature.

Lorsque le véhicule est mis à disposition du collaborateur dans le cadre du trajet domicile-lieu de travail ou d'un lieu de travail à un autre, doit-on considérer qu'il y a avantage en nature ?

Non - Aucun avantage en nature n'est constitué par l'économie de frais réalisée par le collaborateur lorsqu'il est démontré que l'utilisation du véhicule est nécessaire à l'activité professionnelle.

Par ailleurs, l'association doit démontrer que le collaborateur ne peut pas utiliser les transports en commun soit parce que le trajet domicile-lieu de travail n'est pas desservi ou mal desservi, soit en raison de conditions ou d'horaires particuliers de travail.

Ce principe s'applique également lorsque l'association opte pour la déduction forfaitaire spécifique.

Lorsque l'association met un véhicule utilitaire à la disposition permanente du collaborateur, l'association doit-elle évaluer un avantage en nature ?

Cet avantage peut être négligé dès lors que l'association indique sur un document - règlement intérieur, circulaire professionnelle, courrier papier ou électronique… - que ce véhicule est utilisé pour un usage uniquement professionnel.

La notion de véhicule utilitaire peut être vérifiée par référence à la carte grise du véhicule .
En tout état de cause, il peut s'agir de voitures particulières dès lors qu'elles ont fait l'objet d'un aménagement particulier dans un but d'utilisation professionnelle, notamment par une transformation en véhicules à trois portes.

Dans l'évaluation de l'avantage en nature véhicule au réel que faut-il inclure dans le coût de l'entretien ?

Il s'agit des frais courants (vidange, changement de pneus…). Ne doivent pas être pris en compte par exemple les frais de remise en état du véhicule consécutifs à un sinistre.

Dans l'évaluation de l'avantage en nature véhicule au réel, que faut-il inclure dans le coût de l'assurance ?

Il s'agit du coût de l'assurance réellement supporté par l'association (quels que soient les risques pour lesquels elle s'est assurée). Ne doivent pas être prises en compte les éventuelles franchises supportées par l'association en cas de sinistre.

Dans le cas où l'association ne pourrait déterminer le coût de l'assurance pour chaque collaborateur (exemple : en cas de contrat de flotte d'assurance), l'association peut retenir un coût moyen.

Quels moyens de preuves peuvent être retenus pour prouver le kilométrage privé et professionnel du collaborateur ?

Le système déclaratif ne peut constituer qu'un commencement de preuve ou une présomption simple.

L'association peut, par ailleurs, démontrer le kilométrage parcouru à titre privé en soustrayant le kilométrage effectué à titre professionnel du kilométrage total effectué par le véhicule.

Les carnets de bord, de visite ou de rendez-vous peuvent constituer des éléments de preuve suffisants du kilométrage parcouru à titre professionnel.

Comment peut-on prouver que le collaborateur prend à sa charge le carburant privé ?

Est-ce que le fait d'imposer au collaborateur d'effectuer le plein avec une carte à essence la veille au soir du repos hebdomadaire et de le refaire à sa charge le lendemain matin du repos hebdomadaire peut constituer un moyen de preuve suffisant ?

Cette preuve peut être apportée par tous moyens.

Le fait d'imposer au collaborateur d'effectuer le plein avec une carte essence, par exemple le vendredi soir et de le refaire le lundi matin à sa charge, peut constituer un moyen de preuve suffisant.

En revanche, le blocage de la carte essence, par exemple durant le week-end, ne suffit pas à prouver que le collaborateur paie son carburant. Le plein de carburant ayant pu être effectué la veille du congé hebdomadaire.

Lorsque sur les factures le nombre total de litres de carburant payé par l'association correspond au nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel multiplié par la consommation moyenne du véhicule au 100 km, ces éléments constituent une présomption suffisante pour apprécier que le collaborateur prend en charge son carburant à titre privé.

Lorsque le nombre total de litres de carburant payé par l'association est supérieur à la consommation en carburant correspondant au nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel, le nombre de litres de carburant dépassant cette consommation professionnelle est alors considérée comme une consommation privée. Le montant de l'avantage en nature qui doit alors être réintégré dans l'assiette de cotisations est calculé en multipliant le nombre de litres de carburant utilisé à titre privé par le coût du litre de carburant facturé.

Les carnets de bord, de visite ou de rendez-vous peuvent constituer des éléments de preuve suffisants du kilométrage parcouru à titre professionnel.

© 2003 - Cette page est tirée de la revue Entr'actes (n°30 et 33 - Mars et septembre 2003)

 
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