Page actualisée en octobre 2010

En complément, lisez les pages : Etablir le compte financier L'inventaire annuel La présentation des comptes - Leur contrôle

Au sommaire de cette page :
- 1. Rôle et principes de la comptabilité
- 2. Mise en oeuvre
- 3. Les règles à observer

La loi 1901 n'impose aucune obligation comptable à l'ensemble des associations à l'exception des congrégations visées dans la loi elle-même et des associations reconnues d'utilité publique dans le décret d'application. Cependant :
- tenir une comptabilité est indispensable pour gérer efficacement les finances d'une association ;
- des obligations découlent de certains types d'activités.

Ainsi, une association qui produit des biens ou des services exerce une activité économique. Il en est de même d'une association qui vend des marchandises.
Exerçant une activité économique, une association est dans l'obligation de tenir une comptabilité.

Quant à la loi 1905, elle oblige toutes les associations cultuelles à tenir une comptabilité selon certaines règles.

C - I - 1. Rôle et principes de la comptabilité
(concerne TOUTES les associations)

La comptabilité est :
un moyen de gestion,

Les dirigeants doivent savoir constamment où ils en sont, où ils vont, ce qu'ils possèdent, ce qui leur est dû et ce qu'ils doivent.

un moyen de direction financière de l'association,
un moyen d'information des donateurs à qui l'on rend compte de l'utilisation des fonds conformément aux volontés exprimées et à l'objet social de l'association,
un moyen d'information des membres, des salariés, des banques et des tiers en général,
un moyen de prévision,
un moyen de preuve, si celle-ci est tenue régulièrement (c'est-à-dire selon les règles),
un moyen de justification des résultats comptables obtenus,
un moyen de calcul de l'assiette des différents impôts éventuellement.

La comptabilité permet de saisir, classer, enregistrer, observer, analyser les opérations financières de l'association et de retracer toutes les transformations subies par les capitaux mis à sa disposition.

Elle permet aussi de fournir un ensemble de documents de synthèse (compte financier ou compte de résultat, bilan).

C - I - 1.1 La comptabilité doit être tenue selon certains principes :

La fidélité : Donner de la situation et des opérations de l'association une description adéquate, loyale, claire, précise et complète du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'association.
La sincérité : Appliquer de bonne foi les règles et les procédures. Les responsables ne doivent pas s'abstenir de traduire comptablement les informations dont ils ont connaissance.
La régularité : Se conformer aux règles et procédures en vigueur.
La prudence : Eviter de donner une vue trop optimiste de la situation financière de l'association.
La prééminence de la réalité sur l'apparence

Une application de ce principe : Effectué à titre gratuit par nature, le bénévolat ne laisse aucune trace au plan financier. Pourtant il peut présenter un caractère significatif. Certaines associations sont donc amenées à le valoriser comme le préconise le règlement comptable CRC 99-0.

La séparation ou l’indépendance des exercices comptables

Ce principe s’applique pour les comptabilités d’engagement et consiste à calculer le résultat comptable uniquement à partir des charges et des produits de l’exercice.

C - I - 1.2 L'établissement des documents de synthèse doit respecter certaines règles. Entre autre :

La permanence des méthodes : Appliquer les mêmes méthodes au cours des périodes annuelles afin de permettre la comparaison dans le temps de l'évolution de l'association. Si des modifications dans les méthodes interviennent, il faut les décrire et les justifier.
La continuité de l'activité : L'association est présumée poursuivre ses activités. Dans le cas contraire, il y a lieu de le signaler dans l'annexe comptable.

D'autres principes doivent être appliqués. Ils seront décrits plus loin...

C - I - 2. La mise en œuvre

C - I - 2.1 Associations 1905 : ce qu'imposent les textes

Loi du 9 décembre 1905 concernant la séparation des églises et de l'Etat
Article 21 : " Les associations et unions tiennent un état de leurs recettes et de leurs dépenses... "

Décret du 16 mars 1906
Article 38 : " L'état des recettes et des dépenses des associations cultuelles, avec l'indication de la cause et de l'objet de chacune des recettes et des dépenses, est tenu sur un livre-journal de caisse coté et paraphé par le directeur de l'enregistrement du département ou par son délégué.
Ce livre est arrêté, chaque année, au 31 décembre. "

C - I - 2.2 En pratique…

Toute association devra opérer un premier choix : travailler en " dépenses - recettes ", c'est le " minimum " imposé par la loi 1905, ou tenir une " comptabilité d'engagement ".

La " comptabilité d'engagement " ou " comptabilité en partie double " impose l'application du Plan Comptable Général et l'utilisation de l'informatique.
Ce dernier type de comptabilité nécessite un minimum de connaissances. Il vous est donné dans la suite de ce cours…

Ayant choisi le type de comptabilité à mettre en œuvre, on décidera du recours à l'informatique.
Comme il est déjà écrit, ce recours est quasi-obligatoire dans le cadre d'une comptabilité d'engagement. Par contre, en partie simple (c'est-à-dire en " dépenses-recettes "), il sera possible de travailler sur des livres-journaux de trésorerie cotés décrivant les recettes et les dépenses.

C - I - 2.2.1 Travailler en partie simple sur des livres-journaux

Le " directeur de l'enregistrement du département " et " son délégué " n'existent plus. Il faudra donc se rendre au greffe du Tribunal de Commerce pour le paraphe des livres-journaux. Chacun d'eux recevra un numéro d'identification répertorié par le greffier sur un registre spécial.

Cette formalité donne " force probante " à la comptabilité.

Les livres journaux pourront se présenter sous la forme proposée ci-après. Les opérations sont enregistrées chronologiquement :

JOURNAL DE BANQUE

Page 15

N°	Date	N° de pièce comptable	Libellé de l'écriture	Référence (N° de chèque...)	Recettes	Dépenses	Soldes	Rap-proché
			Report :		1085,35 €		1085,35 €
1	21/10/N	BQ151	Déplacements de M. Dupont	Chèque N° 5083008		200,00 €	885,35 €
...	...	...	...	...	...	...	...	...
			A reporter :

Evidemment, on ouvrira autant de journaux que de comptes de trésorerie. Ainsi, possédera-t-on certainement un journal de caisse.

Quelques évidences :
Les pages ne doivent pas être déchirées, surchargées, raturées ou illisibles,
Les reports doivent être correctement reportés d'une page sur l'autre,
Les écritures ne doivent pas être passées au crayon papier mais à l'encre.

C - I - 2.2.2 Comptabilité et informatique

Il est clair que l'on ne peut employer un tableur pour tenir une comptabilité : Les données saisies peuvent toujours être modifiées ; ce qui ôte toute valeur de preuve à la comptabilité.

Selon l'instruction fiscale 13 L-1-06 du 24 janvier 2006 , pour être sincères, régulières et probantes, les comptabilités informatisées doivent être constituées d'écritures comptables intangibles après validation et numérotées chronologiquement.

Ainsi, tout logiciel de comptabilité doit répondre à certaines obligations ; entre autre :
il doit prévoir une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression des écritures comptables (PCG § 420-5) ;
il doit prévoir une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l'intangibilité des enregistrements (PCG § 420-6) ;
il doit établir, sur papier ou éventuellement sur tout support offrant les conditions de garantie et de conservation définies en matière de preuve, des états périodiques numérotés et datés récapitulant dans un ordre chronologique toutes les données qui y sont entrées, sous une forme interdisant toutes insertions intercalaires ainsi que toutes suppressions ou additions ultérieures ;
il doit répondre à des exigences de sécurité et de fiabilité.

Même si ces conditions découlent juridiquement du Plan Comptable Général, elles doivent être vérifiées par tout type de comptabilités informatisées, y compris par celles tenues en partie simple.

Parenthèse juridique : A propos des écritures validées…

Rectifier des écritures comptables validées constitue donc une transgression des règles comptables mais aussi un délit informatique passible de sanctions pénales.

En effet, l'article 323-3 du Code pénal dispose que : " Le fait d'introduire frauduleusement des données dans un système de traitement automatisé ou de supprimer ou de modifier frauduleusement les données qu'il contient est puni de cinq ans d'emprisonnement et de 75.000 euros d'amende ".

Un arrêt de la cour de Cassation précise que " le seul fait de modifier ou de supprimer… des données contenues dans un système de traitement automatisé caractérise un délit même si l'auteur n'est pas animé de la volonté de nuire ".

Moralité : Une écriture validée mais erronée doit être contre-passée (passée à l'envers) puis rectifiée par une autre écriture.

C - I - 3 Les règles à observer

C - I - 3.1 Caisse, relevés de banque et comptabilité

Il ne doit pas y avoir de différences entre les soldes financiers réels et les soldes calculés à partir des écritures comptables inscrites en comptabilité.

Pour cela, vous devez périodiquement :
- contrôler les espèces en caisse et le montant des espèces inscrit en comptabilité,
- élaborer des états de rapprochement bancaire.

Le rapprochement bancaire , une opération essentielle pour la crédibilité du suivi de trésorerie.

Dans la pratique, le solde en comptabilité et celui du relevé de banque sont rarement égaux car les opérations ne sont pas être enregistrées simultanément dans la comptabilité de l'association et dans celle de la banque pour diverses raisons :
- les chèques émis par l'association ne sont comptabilisés par le banquier qu'après encaissement par le bénéficiaire ;
- le banquier enregistre des virements au bénéficie de l'association et informe celle-ci dans un deuxième temps ;
- des erreurs sur les sommes peuvent être commises par l'association ou, plus rarement, par la banque.

La technique de l'état de rapprochement va permettre de justifier les différences de soldes.

Le " rapprochement bancaire " est l'action qui consiste à associer les opérations déjà enregistrées dans la comptabilité de l'association et dans la comptabilité de la banque afin de faire apparaître les écritures isolées, c'est-à-dire enregistrées uniquement d'un côté ou de l'autre.

Concrètement…

La manière la plus simple d'effectuer un rapprochement bancaire consiste à prendre la liste des opérations enregistrées par l'association d'une part, et la liste des opérations enregistrées par la banque d'autre part. Il s'agit ensuite de " pointer ", c'est-à-dire cocher, les opérations que l'on retrouve des deux côtés.
En croisant les informations de la banque et celles de la comptabilité, on élabore un état de rapprochement dont voici un exemple :

Recommandations :

N'oubliez pas d'éditer un état de rapprochement en date de fin de période comptable (au 31 décembre pour les associations cultuelles). Il vous sera demandé par la ou les personnes chargées du contrôle des comptes.

Dans la pratique, le rapprochement bancaire nécessite patience et rigueur. Prenez votre temps et soyez exhaustif dans votre contrôle. Mieux vaut reporter le moment où le rapprochement sera fait plutôt que de le faire dans l’urgence.

C - I - 3.2 Pièces justificatives

CHAQUE écriture doit s'appuyer sur une pièce justificative datée et susceptible d'être présentée à toute demande.

Il faut être intransigeant sur cette règle.

L'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée doivent être justifiés en clair.
La pièce justificative est appelée " pièce comptable ".

Elle peut être :
- D'origine externe à l'association,
Exemples : factures reçues, quittances, chèques des membres, avis de crédit ou de débit.
- D'origine interne à l'association.
Exemples : Bulletins de paye, factures relatives aux ventes, feuilles de calculs des amortissements.

En ce qui concerne les remboursements de frais, soyez vigilants ! Ils doivent être très précisément justifiés pour éviter qu'ils ne soient considérés comme des avantages en nature (ce qui ne serait pas sans conséquence sociale et fiscale).

Remarques :

1. Evitez, autant que possible, les tickets de caisse. Demandez une facture à vos magasins ou fournisseurs au nom de l'association (et non à celui d'un des dirigeants de cette dernière).
N'oubliez pas qu'une association est un sujet de droit indépendant de ses dirigeants, de ses créateurs et de ses membres. Faites en sorte qu'il n'y ait jamais de confusion entre l'association et ses dirigeants.
2. Préparez un reçu-type à faire signer par les bénéficiaires de vos libéralités.
3. Les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d'une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique.

Enregistrement et classement

Les pièces justificatives doivent être minutieusement examinées et vérifiées :
" Les achats doivent être autorisés et approuvés par le ou les responsable(s) statutaire(s) (Trésorier et/ou Président).
" Les dépenses doivent être exposées dans l'intérêt et selon l'objet de l'association.

Ainsi, les dépenses d'une association cultuelle doivent avoir été exposées pour l'exercice du culte (achat, location ou entretien de l'édifice du culte, logement et retraite du ministre du culte...).

Le comptable doit ensuite numéroter et classer les pièces comptables : Chacune d'elles doit être retrouvée rapidement (en cas de contrôle par exemple !). Le classement peut être chronologique ou thématique.
La référence de la pièce comptable doit être reportée en comptabilité afin de pouvoir la retrouver facilement.

Attention : Des trous dans la numérotation des pièces comptables laissent supposer des suppressions de certaines opérations dans la comptabilité et des disparitions volontaires de documents comptables.

Les papillons comptables

Pour les pièces comptables de petite taille ou celles nécessitant des commentaires pour permettre une identification complète de la nature de la transaction, nous recommandons l'emploi de feuilles (appelées papillons comptables) sur lesquelles les pièces comptables seront agrafées après pliage éventuel.
Sur ce papillon, pourront être indiqués les comptes qui interviennent dans la comptabilisation de l'écriture.

Délai de conservation des pièces justificatives

Vous devez garder les pièces justificatives pendant :
5 ans sur le plan juridique,
6 ans sur le plan comptable,
10 ans sur le plan commercial (pour être en mesure de prouver que l'on a payé les fournisseurs),
6 ans sur le plan fiscal (+ l'année en cours),
3 ans sur le plan social (+ l'année en cours),
30 ans en cas de versements de subventions publiques (Ne peuvent concerner les associations cultuelles).

Gardez à vie :
- Les statuts et le(s) registre(s) des délibérations (AG/CA) ;
- Les titres de propriétés des biens immobiliers ;
- Les contrats de bail.

© 1995-2010 Alain LEDAIN