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C - I - 5. L'inventaire annuel

Page actualisée en octobre 2010

En complément, lisez les pages :
Introduction à la comptabilité des associations en général et des églises en particulier - Partie I
Etablir le compte financier (Introduction à la comptabilité des associations en général et des églises en particulier - Partie II)
La présentation des comptes - Leur contrôle

L'inventaire a pour objectif de déterminer la situation patrimoniale de l'association à la date de fin d'exercice. C'est le contrôle de l'existence et de l'évaluation des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'association.

Autrement dit : L'inventaire est, entre autre, un recensement des biens, des créances (sommes dues par des tiers) et des dettes de l'association puis leur estimation.

Il est établi au moins une fois tous les douze mois. Il est recopié dans un livre prévu à cet effet. Ce livre, appelé " livre d'inventaire " doit être coté et paraphé par le greffier du tribunal de commerce. On y recopie aussi les documents de synthèse, c'est-à-dire le compte financier (ou le compte de résultat), le bilan (si vous en établissez un) et l'annexe comptable. (L'annexe commente l'information donnée dans le compte financier et le bilan.)

C - I - 5.1 Associations 1905 : ce qu'imposent les textes

Les associations et unions cultuelles doivent dresser chaque année l'état inventorié de leurs biens, meubles et immeubles.

Il est dressé, au plus tard, avant l'expiration du premier semestre de l'année qui suivra celle à laquelle il s'applique...

L'association conserve les états inventoriés s'appliquant aux cinq dernières années avec les pièces justificatives, registres et documents de comptabilité.

Nous recommandons à toute association (cultuelle ou pas) de procéder à l'inventaire : il est une nécessité de bonne gestion financière.
De plus, cet inventaire permet à un " professionnel " d'établir le bilan. Ce dernier pourrait être fort utile pour l'obtention d'un prêt par votre banque.

C - I - 5.2 Pour réaliser l'inventaire :

1- Assurez-vous de l'existence physique des biens durables (Investissements, immobilisations). Pour cela, réalisez un dénombrement physique puis complétez les différentes données du tableau ci-dessous :

Biens durables : Désignation
Coût d'acquisition
Date de mise en service (ou date d'acquisition)
Date de sortie
Motif de la sortie
Exemple : Ordinateur
1 200 €
25 /05 / N
   
         

Une page de ce site aborde le calcul de la dépréciation irréversible des biens durables (amortissements).

Remarque : Les logiciels informatiques, le matériel, l'outillage et le mobilier de bureau d'une valeur unitaire n'excédant pas 500 € HT peuvent être considérés comme des charges et non des immobilisations : ils peuvent ne pas figurer dans la liste établie ci-dessus.

2- Dénombrez et évaluez les stocks :
- pour les biens destinés à être revendus en l'état (marchandises), recherchez les coûts d'achat ;
- pour les biens produits par l'association, calculez les coûts de production.

3- Recherchez les sommes dues à l'association et non recouvrées (créances).

4- Vérifiez les montants des comptes de trésorerie : Comptez les espèces en caisse, utilisez les relevés envoyés par votre banque (rapprochement bancaire).

5- Dénombrez et évaluez les valeurs mobilières de placement (SICAV, FCP…)

6- Pour ce qui est des emprunts, déterminez la valeur du capital à rembourser (hors intérêts) : consultez les tableaux d'amortissements des emprunts remis par les établissements de crédits.

7- Recherchez (entre autre) le montant des factures non payées et le montant des dettes sociales et fiscales (Cotisations de l'URSSAF dues et non payées le 31 décembre par exemple).

C - I - 5.3 Les particularités de l'inventaire dans les associations 1905

Une association cultuelle peut constituer des fonds de réserves avec ses ressources disponibles. Ces fonds sont réglementés (voyez la section C - I - 7) et il doit être procédé à leur inventaire.

C - I - 5.4 Une spécificité associative : inventorier les " contributions volontaires "

Les contributions volontaires sont, par nature, effectuées à titre gratuit. Par suite, elles ne laissent aucune trace dans le compte financier.

Elles correspondent :
au bénévolat,
à la mise à disposition de personnes par des entités tierces (fédération par exemple),
à la mise à disposition de biens meubles ou immeubles (exemples : Prêt d'un local, dons en nature redistribués ou consommés en l'état par l'association.)

Dès lors que ces contributions présentent un caractère significatif, elles font l'objet d'une information appropriée dans l'annexe comptable portant sur leur nature et leur importance.

A défaut de renseignements quantitatifs suffisamment fiables, des informations qualitatives sont apportées, notamment sur les difficultés rencontrées pour évaluer les contributions concernées.

Remarque :

Le " bénévolat de la vie associative " (participation aux assemblées générales, aux conseils d'administration, aux réunions du bureau) ne doit pas être valorisé.

(L'expression " bénévolat de la vie associative " est employée par Fanny Corriette dans le guide méthodologique "La présentation comptable des flux financiers privés et publics des associations")

Par contre, peut être valorisé le bénévolat lié directement à l'activité ou aux fonctions de l'association :
tâches qui sont un investissement - bricolage par exemple -,
temps consacré au fonctionnement de la structure - comptabilité, gestion, direction… -,
temps d'expertise, de représentation…

La valorisation suppose une méthode fiable, un suivi des temps des bénévoles et, on le rappelle, un caractère significatif.

Intérêt

La valorisation des contributions volontaires permet :
d'évaluer le poids financier du bénévolat, des dons…
de montrer l'autofinancement d'une partie de l'activité, ce qui permet de réduire d'autant la participation financière des membres et/ou des usagers,
de souligner le dynamisme de l'association en mettant en évidence sa capacité à mobiliser ses bénévoles,
d'évaluer le besoin de financement supplémentaire pour l'association en cas d'une baisse du bénévolat.

Application dans une association cultuelle

Lorsqu'un ministre du culte est " mis gratuitement " à la disposition d'une l'association cultuelle, il nous semble important de valoriser financièrement sa contribution et de faire l'objet d'une information en annexe des comptes présentés en assemblée générale.

L'intérêt de cette information est multiple. Elle permet entre autre :
de justifier les excédents comptables (ce qui n'est pas sans intérêt au plan fiscal) ;
de valoriser moralement le ministère de la personne concernée.

Pour valoriser cette contribution, il convient de se renseigner sur le montant des " indemnités " généralement versées aux ministres des cultes .
Sachez, de plus, que la protection sociale d'un ministre du culte coûtait au 1er janvier 2010 538 € environ par mois (régime CAVIMAC).

C – I – 5.5 Inventaire et informatique

Des documents informatiques écrits peuvent tenir lieu de livre d’inventaire s’ils sont identifiés, numérotés, datés dès leur établissement par des moyens offrant toutes garanties en matière de preuve (C. Com art. R 123-173 et PCG art. 410-6). Un bilan édité par le biais d’un logiciel « performant » permet de répondre à ces exigences et évite ainsi la tenue d’un livre d’inventaire manuel.

© 1995-2010 Alain LEDAIN

 
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